وکیل امور ثبتی و موارد لزوم ثبت اسناد
موارد لزوم ثبت اسناد
برخلاف املاک که ثبت آنها الزامی است و سازمان ثبت و متصرفين به عنوان مالکیت و قائم مقام آنان مکلف به ثبت کلیهی اموال غیر منقول می باشند، ثبت اسناد اختیاری است و اشخاص می توانند از ثبت معاملات و قراردادها و تعهدات خود در دفاتر اسناد رسمی خودداری نمایند. مگر در مواردی چند. و ذیلاً آن موارد بیان میشود
مادهی 49 قانون ثبت میگوید: «ثبت اسناد اختیاری است مگر در موارد ذیل:
1- کلیهی عقود و معاملات راجع به عین یا منافع املاکی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده باشد.
٢- کلیدی معاملات راجع به حقوقی که قبلا در دفتر املاک ثبت شده است:
از این ماده استفاده میشود که هر عین یا منفعت یا حقی (مانند حق ارتفاقی که در دفتر املاک ثبت شده باشد، معاملات و عقود راجع به آن باید در دفتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت شود، زیرا در غیر این صورت نقل و انتقال در دفتر املاک ثبت می گردد و منتقلي اليه مالک شناخته نمیشود.
در مورد این ماده فرقی نیست بین جایی که دفتر اسناد رسمی و ادارهی ثبت در آنجا هست و جایی که فاقد اداره ثبت و دفتر اسناد رسمی است. یعنی معامله کننده باید به محلی برود که در آنجا دفتر خانه وجود دارد و معامله را در دفتر اسناد رسمی انجام دهد و نمی تواند به عذر نبودن دفتر اسناد رسمی در محل، از ثبت سند و انجام معامله به طور رسمی خودداری کند. همچنین در مورد این ماده لزوم ثبت سند مشروط به اعلان وزارت دادگستری نیست و مطلقا الزامی است.
در مقابل موارد دیگری وجود دارد که با تحقق شرایطی ثبت سند الزامی است و در صورت فقدان تمام یا بعض آن شرایط ثبت سند الزامی نخواهد بود. این موارد در مادهی 47 قانون ثبت ذکر شده است.
مادهی 47 قانون ثبت میگوید: «در نقاطی که اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و وزارت عدلیه مقتضی بداند ثبت اسناد ذیل اجباری است:
١- كلیدی عقود و معاملات راجعه به عین یا منافع اموال غير منقوله که در دفتر املاک ثبت نشده.
2- صلح نامه و هبه نامه و شرکت نامه به طوری که از امعان نظر در این ماده بر می آید لزوم ثبت اسناد در موارد مذکور در این ماده مشروط به دو شرط است:
شرط اول وجود دفتر اسناد رسمی و اداره ثبت اسناد است در محل. بنابراین اگر در محلی اداره ثبت یا دفتر اسناد رسمی نباشد، ثبت صلح نامه و هبه نامه و شرکت نامه و همچنین ثبت معاملات راجعه به غین یا منافع اموال غیر منقول ثبت نشده الزامی نخواهد بود.
شرط دوم آن است که وزارت دادگستری (فعلاً شورایعالی قضایی) لزوم ثبت اسناد را در آن محل مقتضی بداند و آگهی نماید. در این صورت از تاریخی که در آگهی ذکر شده است ثبت معاملات ذکر شده در بالا اجباری خواهد بود.
فهرست شهرها و نقاطی که وزارت دادگستری ثبت معاملات را در آنها اجباری کرده است با شمارهی آگهی و تاريخ الزامی شدن در مجموعههای قوانین ثبتی ذکر شده است. مثلاً در تهران از 1/1/1309 و در مشهد و اصفهان از 1/1/1311 و در یزد از 1/1/1313 ثبت معاملات اجباری گردیده است.
در اینجا باید دانست که:
اولاً ملاک شمول مادهی 49 یا مادهی 47 قانون ثبت، ثبت ملک در دفتر املاک است، بنابراین اگر ملکی در دفتر املاک ثبت نشده باشد اعم از اینکه نسبت به آن تقاضای ثبت شده یا نشده باشد و در صورت تقاضای ثبت اعم از اینکه ملت اعتراض گذشته باشد یا نگذشته باشد مورد از شمول مادهی 49 خارج است.
ثانياً در مادهی 47 از اجباری بودن ثبت حقوق ذکری نشده و فقط از معاملات راجعه به عین یا منافع املاک ثبت نشده سخن رفته است. بنابراین ثبت معاملات مربوط به حقوق ثبت نشده هیچ وقت الزامی نیست.
ثالثاً بند 2 مادهی 47 اختصاص به اموال غیر منقول ندارد و الا احتیاجی به ذکر صلح نامه و هبه نامه نبود، زیرا صلح و هبه هم از معاملات محسوب می شوند و مشمول بند 1 می باشند. ذکر این بینه نوع بند در بند 2 برای آن است که ثبت آنها چه مربوط به اموال منقول باشد چه غیرمنقول در نقاطی که شورایعالی قضایی اعلام میکند الزامی است.
رابعاً تقسیم نامه (در مورد اموال مشترک و مشاع) از شمول هر دو ماده خارج است، زیرا تقسیم نه معامله است نه صلح نامه یا هبه نامه یا شرکت نامه و لذا پذیرفتن تقسیم نامهی عادی بلا اشکال است و ثبت آن در دفتر اسناد رسمی الزامی نیست.
موارد استثناء
با وجود اینکه مادتين 46 و 47 قانون ثبت، ثبت معاملات راجع به عين و منافع املاک ثبت شده را مطلقا و املاک ثبت نشده را در مناطقی که وزارت دادگستری یا شورایعالی قضایی با رئیس قوه قضائیه آگهی نموده الزامی و اجباری کرده است. به مواردی بر می خوریم که ازین قاعده مستثنی است و در آنها معاملاتی که با سند عادی واقع شده قانون معتبر شناخته میشود.
منبع: حقوق ثبت اسناد و املاک اثر غلامرضا شهری
